СУБД ACCESS 2000. ОТЧЕТЫ, ИХ НАЗНАЧЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ. ВИДЫ ОТЧЕТОВ. СТРУКТУРА ОТЧЕТА. ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ
Отчет
— это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из
баз данных, прежде всего на принтер. Отчеты позволяют выбрать из баз данных
нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом
на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчета может служить
таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут
отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.
Ниже приведены виды
отчетов.
- Одноколонный
отчет (в столбец) — длинный столбец текста, содержащий надписи
полей, их значения из всех записей таблицы или запроса.
- Многоколонный
отчет — сездается из отчета в одну колонку и позволяет вывести
данные отчета в несколько колонок.
- Табличный
отчет
— отчет, имеющий табличную форму.
- Отчет с группировкой
данных и подведением итогов
— создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом
итогов.
- Перекрестный
отчет
— строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные.
- Составной
отчет
— отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов.
- Отчет, полученный
слиянием документов с Word
(составной документ).
- Почтовые наклейки
— специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати
имен и адресов групп.
- Отчет по связанным
таблицам
— отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц, имеющих связь
один-ко-многим.
Структура
отчета. Отчет может состоять из следующих разделов.
- Заголовок отчета
— отображается только на первой странице и определяет высоту области
заголовка отчета, который может содержать текст, графику и другие элементы
управления.
- Верхний колонтитул
— выводится на верху каждой страницы; как правило, содержит заголовки
столбцов.
- Заголовок группы
— печатается перед первой записью, входящей в группу; обычно содержит
итоговые данные по записям, входящим в группу.
- Область данных
— предназначена для отображения записей источника данных отчета.
- Область примечания
группы — отображается после обработки последней записи группы; обычно
содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
- Нижний колонтитул
— выводится внизу каждой страницы; содержит, например, номер страницы
отчета, дату печати отчета и т. д.
- Раздел примечаний
— отображается только внизу последней страницы; сюда помещают поля с
итоговыми значениями по всем записям, включенным в отчет. Отчет может
быть создан при помощи Мастера отчетов или в режиме Конструктора. Обычно
используют оба способа. Мастер отчетов позволяет ускорить процесс создания
отчета, работа в нем производится в пошаговом режиме в диалоге с пользователем.
Доработать созданный мастером отчет можно в режиме Конструктора.
Раздел Область данных
может содержать вычисляемые поля, предназначенные для отображения в отчетах
значений выражений на основе исходных данных.
В режиме Конструктора
доступны такие свойства отчета, как Сортировка и группировка данных, которые
расположены на панели инструментов конструктора отчетов и форм. В диалоговом
окне Сортировка и группировка можно определить поле или выражение, по
которому будут сгруппированы данные, а также сгруппированные данные можно
отсортировать по возрастанию или убыванию. Access 2000 позволяет группировать
данные двумя способами — по категориям и. по диапазону значений, которое
может быть как числовым, так и алфавитным. |